Содержание

Слова и фразы для разговора по телефону на английском языке

разговор по телефону на английском языке

Если английский вам нужен для работы, то скорее всего вам будет необходимо не только разговаривать, читать на английском, вести деловую переписку, но и говорить телефону. Из этой статьи вы узнаете полезные слова и выражения для разговора по телефону на английском, узнаете почему по телефону говорить труднее, чем лично, а в конце я привожу видео с примером телефонного разговора.

Содержание:

Главная трудность телефонного разговора на английском языке

Трудность в том, что мы не видим собеседника. Говоря с глазу на глаз, мы не только слушаем речь, но и, сами того не осознавая, обращаем внимание на невербальные (несловесные) средства общение: жесты, движения губ, глаза, мимику, телодвижения. Иногда эти средства могут выразить больше, чем слова. В любом случае, они значительно помогают понять собеседника.

По телефону мы слышим только голос, слова, да и то зачастую слышимость оставляет желать лучшего. Намного проще разговаривать по Skype и другим программам для видеосвязи.


Полезные сайты по английскому языку:


Как научиться понимать английскую речь по телефону?

  1. Развивать навык понимания на слух плюс.
  2. Знать телефонную лексику, выражения (самое простое).
  3. И, разумеется, практиковаться.

Понимание на слух – это не вопрос заучивания каких-то правил, слов, таблиц и списков, а вопрос исключительно практики. Примерно как в спорте. Чтение статей и просмотр мотивирующих роликов на фитнес-тематику не сделает вас быстрее, сильнее, выносливее – сделают только упражнения, регулярные тренировки. К счастью, сейчас есть не только легкодоступные аудио- и видезаписи на английском (YouTube, например), но и специальные сервисы для развития навыка аудирования, вроде Puzzle English.

Замечу, что понимать собеседника, говорящего по телефону, проще, чем понимать фильмы на английском. В кино герои говорят бегло, а по телефону люди все же стараются говорить понятнее, отчетливее. Их можно попросить повторить слово или фразу – в этом нет ничего необычного даже при беседе на родном языке. Поэтому если вы плохо понимаете зарубежные сериалы, а завтра вас возьмут на стажировку в иностранную компанию, не паникуйте: понимать живых людей куда проще, чем героев любимых ситкомов.

Полезные слова для разговора по телефону на английском языке

(phone) call телефонный звонок
ring звонок телефона (сам звук звонящего телефона)
to call, to phone звонить по телефону
cell phone, mobile phone сотовый телефон (мобильный телефон)
home phone домашний телефон
office phone рабочий телефон (на рабочем месте)
business phone рабочий телефон (номер для рабочих звонков)
corporate phone корпоративный телефон (выдан работодателем)
plan тарифный план
text (text message) текстовое сообщение (СМС)
to text писать СМС, переписываться
to dial набирать номер
to answer a call отвечать на звонок
to return a call, to call back перезванивать
handset телефонная трубка (стационарных телефонов)
to pick up поднимать трубку, отвечать на звонок
to get through (to someone) дозвониться (до кого-то)
to hang up повесить трубку
busy signal сигнал “занято”
dialing tone (dial tone) тональный сигнал (при поднятии трубки)
ringback tone (ring tone) гудки
answering machine автоответчик
star, asterisk звездочка
hash решетка

Скачать PDF “Говорим по телефону на английском языке: полезные слова”

Как поднять трубку, дозвониться, перезвонить и положить трубку на английском

Наверное, самые полезные слова из списка – это четыре фразовых глагола: to pick up (взять трубку), to get through (дозвониться), to call back (перезвонить), to hang up (повесить трубку).

  • to pick up – ответить на звонок, поднять трубку.

Your phone is ringing. Pick it up. – Твой телефон звонит. Ответь.

Можно также сказать to answer the call – это более формальный вариант.

One second, please, I have to answer the call. – Секунду, пожалуйста, я должен ответить на звонок.

  • to call back – перезвонить.

Oh, sorry, I’m kinda busy now, can you call me back later? – Ой, извини, я как бы занят сейчас, можешь позже перезвонить?

Более официальный вариант – to return the call.

This is Tom Wilson returning your call. – Говорит Том Уилсон, вы просили перезвонить (букв.: Это Том Уилсон перезванивает вам)

Примечание: фраза “This is *** returning your call” – одна из стандартных в деловом общении по телефону.

  • to get through – дозвониться.

Did you get through

? – Вы дозвонились?

I couldn’t get through to her. – Я не смог до нее дозвониться.

  • to hang up – повесить трубку, завершить разговор.

Don’t hang up! – Не вешай трубку!

Также есть выражение to hang up on someone\something – бросить трубку, прервав разговор.

She hung up on me! – Она бросила трубку! (разговаривая со мной)

I had to hang up on that rude talk. – Мне пришлось бросить трубку в ответ на этот грубый разговор.

Разница между office phone, business phone, corporate phone

Под office phone понимают сам телефонный аппарат, который стоит в офисе, и номер этого телефона:

My

office phone is broken, I’m calling from my cell phone. – Мой рабочий телефон сломался, я звоню с сотового.

Please write down my office phone. – Запишите, пожалуйста, мой рабочий номер телефона.

Под business phone обычно понимают рабочий номер телефона:

I don’t have his cell phone number but we can google his business phone. – У меня нет номера его сотового телефона, но мы можем загуглить его рабочий номер.

Corporate phone – это мобильный телефон, который работодатель выдает сотрудникам. По-русски обычно говорят “рабочий телефон” или “корпоративный телефон”.

What is your corporate phone policy? – Какие у вас правила использования корпоративных телефонов?

Dialing tone и ringback tone

Dialing tone – это непрерывный тональный сигнал (гудок), который слышно, если поднять трубку исправного телефона. Если гудка нет, значит телефон не работает.

Ringback tone – это “гудки” в нашем понимании. То есть гудки, раздающиеся, когда мы дозвонились. Если гудки идут, значит у абонента уже звонит телефон (phone is ringing).

Говорим по телефону на английском: полезные фразы

Представляемся по телефону
Hi, it’s Mark (informal) Алло, это Марк (неформально)
Hello, this is Mark speaking Здравствуйте, говорит Марк (звоня кому-то)
Отвечаем на звонок
Hello? Алло?
Mark speaking Это Марк \ Говорит Марк (отвечая на звонок)
Doctor Johnson’s office. How can I help you? Офис доктора Джонсона, чем могу вам помочь? (отвечая на звонок)
Сообщаем с кем хотим поговорить
Is Bill here? (informal) А Билл здесь? (неформально)
I’d like to speak to Bill Я бы хотел поговорить с Биллом
Can I speak to Bill? Могу я поговорить с Биллом?
Отвечаем на просьбу поговорить с кем-то
Speaking Это я (если трубку взял тот, с кем хотят поговорить)
Who shall I say is calling? Как мне вас представить? (Как мне сказать, кто звонит?)
Hold the line, please (hold on the line) Не вешайте трубку, пожалуйста.
I’m sorry but he is not available at the moment К сожалению, он сейчас недоступен (его нет)
He is out of the office now Его сейчас нет в офисе
I’m transfering your call Я соединяю вас (перевожу вызов)
May I take a message? Могу я принять сообщение? (ему что-нибудь передать?)
Просим что-то передать, перезваниваем
May I leave a message? Могу я оставить сообщение? (можно ему передать от меня сообщение)
Please ask him to call me back Пожалуйста, попросите его мне перезвонить
Hello, this is Bill, you asked me to call you back Здравствуйте, это Билл. Вы просили перезвонить
This is Bill returning your call Это Билл перезванивает вам (Это Билл, вы просили перезвонить)
Thank you for calling back Спасибо, что перезвонили
Я вас не понимаю
I didn’t catch (get) your name Я не расслышал ваше имя
Could you repeat your name, please? Не могли бы вы повторить ваше имя, пожалуйста?
How do you spell your name? Как пишется ваше имя?
I’m sorry I did not understand you Извините, я вас не понял
I’m afraid I did not get your point Боюсь, что я вас не понял
Can you repeat please? Вы не могли бы повторить?
Could you speak (a bit) slower please? Не могли бы вы говорить (немного) медленнее?
Could you speak louder please? Не могли бы вы говорить погромче
I can’t hear you Я вас не слышу
Завершаем звонок
Thank you for calling. Bye for now Спасибо за звонок, до скорого
Thanks for your help. Bye Спасибо за вашу помощь, до свиданья

Скачать PDF “Говорим по телефону на английском языке: полезные выражения, фразы”

Диктуем номера и имена по телефону на английском

Во время телефонного разговора, особенно делового, очень часто возникает необходимость диктовать номера телефонов и имена на английском. Либо наоборот: понимать и записывать диктовку.

  • В английском слова диктуют не по слогам, как на русском, а по буквам, называя их как в алфавите. На тему трудных имен и фамилий есть отдельная статья.
  • Номера телефонов диктуют по одной цифре. Ноль называют zero или o (как буква). Например:

555-0199 – five five five zero one nine nine.

  • Иногда используют слова triple (тройной) и double (двойной) для обозначения тройных и двойных чисел.

555-0199 – triple five zero one double nine.

Подробнее о произношении номеров телефонов, дат и денежных сумм в статье: “Числительные на английском языке“. Как читаются адреса электронной почты подробно написано в статье: “Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте“.

Простой пример телефонного разговора на английском языке (видеоурок для начинающих)

В этом видеоуроке используются некоторые фразы из тех, что приведены в таблице выше. В уроке персонажи говорят очень отчетливо, поэтому он будет понятен даже начинающим. В видео приводится пример типичной деловой беседы. Первая часть (ок. двух минут) – это сам телефонный разговор на английском, вторая часть – комментарии к нему.

Диалог из видео можно посмотреть с переводом на Puzzle English по этой ссылке.


Интересные статьи:

полезные фразы + 12 советов ‹ Инглекс

Деловой разговор по телефону на английском языке — одна из самых сложных задач, которую приходится выполнять сотрудникам международных компаний. Дело тут и в языковом барьере, и в страхе не понять собеседника. Поэтому мы расскажем, какие фразы можно использовать в диалоге по телефону на английском языке в разных случаях, и дадим общие советы о том, как правильно общаться по телефону с носителями языка, чтобы все понимать и быть понятым.

Разговор по телефону на английском языке: полезные фразы + 12 советов

Советуем вам посмотреть вебинар нашего методиста Екатерины на тему «Английский для путешествий».

Мы написали простой разговорник для путешественников, в котором вы найдете диалоги, фразы и словарь по 25 самым необходимым темам. Отправьтесь в путешествие вместе с главным героем и подтяните свой английский. Бесплатно скачать книгу можно на этой странице.

Полный список наших разговорников для путешественников

Полезные фразы для ведения разговора по телефону

Приветствие

Театр начинается с вешалки, а телефонный разговор на английском языке — с приветствия. Помимо обычного Good morning/afternoon/evening, вам нужно представиться. По правилам этикета вам нужно сразу сообщить собеседнику, кто его беспокоит. При этом желательно назвать не только свое полное имя, но и фирму, которую вы представляете.

Приветственные фразы на английском по телефону:

ФразаПеревод
This is Ostap Bender calling.Это Остап Бендер беспокоит.
It’s Ostap Bender here.Это Остап Бендер.
It’s Ostap Bender from “Horns and hoofs” here.Это Остап Бендер из «Рога и копыта».
This is Ostap Bender from “Horns and hoofs”.Это Остап Бендер из «Рога и копыта».

А после того, как человек ответит вам приветствием, обязательно задайте простой, но очень важный вопрос:

ФразаПеревод
Is it convenient for you to talk at the moment?Вам сейчас удобно разговаривать?

В случае если человек занят, сразу же уточните, когда можно будет поговорить с ним. Возьмите на вооружение следующие фразы:

ФразаПеревод
Can I call you back?Я могу Вам перезвонить?
I’ll call back later.Я перезвоню попозже.
Could you tell me when the best time to call is?Скажите, пожалуйста, когда лучше перезвонить Вам?

Может случиться и так, что вы наберете неверный номер. В таком случае можно воспользоваться следующими фразами:

ФразаПеревод
Is that 777-5555?Это номер 777-5555?
I must have got the wrong number.Я, должно быть, набрал неправильный номер.
I’m sorry, I must have dialed the wrong number.Извините, я, должно быть, набрал неправильный номер.
Sorry to have troubled you.Извините, что пришлось побеспокоить Вас.

Как ответить на приветствие

А теперь представим противоположную ситуацию — вам позвонили и представились. Как правильно ответить собеседнику?

Сначала обязательно поздоровайтесь обычными словами Good morning/afternoon/evening, затем, в зависимости от вашей должности и специфики сотрудничества с зарубежными партнерами и клиентами, можно использовать такие фразы для разговора по телефону на английском языке:

ФразаПеревод
“Horns and hoofs”. How can I help you?«Рога и копыта». Чем я могу Вам помочь?
Thank you for calling “Horns and hoofs”. Ostap Bender speaking. How can I help you?Спасибо за звонок в «Рога и копыта». Остап Бендер у телефона. Чем я могу Вам помочь?
“Horns and hoofs”, Ostap Bender speaking. How may I be of help?«Рога и копыта», Остап Бендер у телефона. Чем я могу Вам помочь?
“Horns and hoofs”, Ostap Bender speaking. Is there anything I can do for you?«Рога и копыта», Остап Бендер у телефона. Я могу Вам чем-то помочь?

В данный момент вы заняты? Вежливо попросите человека перезвонить вам позже.

ФразаПеревод
Could you call again a bit later, please?Вы не могли бы перезвонить немного позже?
Try calling again later.Попробуйте перезвонить попозже.

Человек ошибся номером? Сообщите ему об этом при помощи одной из следующих фраз.

ФразаПеревод
What number are you calling?По какому номеру Вы звоните?
What number did you dial?Какой номер Вы набрали?
I’m sorry, but we don’t have Mr. Koreiko here.К сожалению, мистер Корейко не работает у нас / у нас нет сотрудника с такой фамилией.
Sorry, you must have the wrong number.Извините, должно быть, Вы ошиблись номером.
Sorry, you’ve got the wrong number.Извините, Вы ошиблись номером.
You must have misdialed.Вы, должно быть, набрали неправильный номер.

Бывают ситуации, когда человек не ошибся номером, но его звонок вам неприятен, например, в случае, если он навязчиво предлагает вам ненужные товары или услуги. Как вежливо ответить на нежелательный звонок?

ФразаПеревод
I’m sorry, I’m not interested.К сожалению, я не заинтересован.
Sorry, I’m busy at the moment.Извините, я сейчас занят.
We have no interest in your services.Нас не интересуют Ваши услуги.
Please, accept that I do not want any more telephone calls.Пожалуйста, учтите, что я не хочу, чтобы Вы звонили мне.

Как уточнить информацию о звонящем

Представим, что вам позвонили, но не представились. В таком случае нужно избегать пауз в разговоре и сразу уточнить, кто звонит и с какой целью. В этой ситуации используйте следующие фразы:

ФразаПеревод
Who is calling, please?Пожалуйста, представьтесь.
Could I ask who’s calling?Могу я узнать, кто звонит?
May I ask who’s calling?Могу я спросить, кто звонит?
Сan I take your name, please?Могу я узнать Ваше имя, пожалуйста?
Where are you calling from?Откуда Вы звоните?
Could you tell me what it’s about?Не могли бы Вы сообщить мне цель звонка?
Who are you calling?Кому Вы звоните?
Who do you want to speak to?С кем бы Вы хотели поговорить?
The name of the person you are calling, please?Назовите, пожалуйста, имя человека, которому Вы звоните.
What company are you calling from?Из какой компании Вы звоните?

Как попросить соединить вас с нужным человеком

Вы звоните в фирму, но попадаете к секретарю или на общий телефон большого отдела. В таком случае вам нужно попросить сотрудника позвать к телефону нужного вам человека. Также вы можете попросить соединить вас с внутренним телефоном конкретного сотрудника. Используйте такие фразы:

ФразаПеревод
Can I speak to Mr. Koreiko?Могу я поговорить с мистером Корейко?
Can I get Mr. Koreiko, please?Могу я поговорить с мистером Корейко, пожалуйста?
May I speak with Mr. Koreiko, please?Могу я поговорить с мистером Корейко, пожалуйста?
Could I speak to Mr. Koreiko, please?Могу ли я поговорить с мистером Корейко, пожалуйста?
I’d like to speak to Mr. Koreiko, please.Я бы хотел поговорить с мистером Корейко, пожалуйста.
Is Mr. Koreiko there, please?Скажите, пожалуйста, мистер Корейко на месте?
Could you put me through to Mr. Koreiko, please?Не могли бы Вы соединить меня с мистером Корейко, пожалуйста?
Could I have extension number 635?Не могли бы Вы соединить меня с номером 635?

Как попросить подождать соединения с нужным человеком

И снова обратная ситуация — звонят в вашу фирму, и вы понимаете, что собеседнику нужен другой сотрудник. В таком случае вам нужно попросить человека не вешать трубку и подождать соединения. В разговоре по телефону на английском в зависимости от специфики вашей деятельности используются такие фразы:

ФразаПеревод
I’ll put him on.Я соединю Вас с ним.
I’ll put you through.Я соединю Вас.
Hold the line, please.Пожалуйста, оставайтесь на линии.
One moment please.Одну минуту, пожалуйста.
Please hold and I’ll put you through to his office.Пожалуйста, подождите, и я соединю Вас с его офисом.
One moment, please. I’ll see if Mr. Koreiko is available.Одну минуту, пожалуйста. Я проверю, может ли мистер Корейко подойти к телефону.
Do you know what extension he’s on?Вы знаете, на какой он линии (внутренний телефон)?

Что делать, если связь плохая

Помехи на линии — главная фобия любого человека, которому нужно вести диалог по телефону на английском языке. Однако не унывайте, несколько простых фраз помогут вам справиться с этой ситуацией. Эти фразы выручат вас при возникновении технических неполадок:

ФразаПеревод
Can you hear me?Вы слышите меня?
I can’t hear you.Я не слышу Вас.
It’s a bad line.Связь плохая.
This line is so poor.Связь очень плохая.
Could you please speak up a little?Вы не могли бы говорить немного громче, пожалуйста?
Could you please speak a little slower? My English isn’t very strong.Вы не могли бы говорить немного медленнее, пожалуйста. Я не очень хорошо владею английским.
Could you speak a bit louder, please?Не могли бы Вы говорить немного громче, пожалуйста?
Sorry, I didn’t quite understand that.Извините, я не совсем понял, что Вы мне сказали.
Sorry, I did not catch you.Извините, я не понял Вас.
Could you please repeat that?Не могли бы Вы это повторить?
I’m sorry, I didn’t get that. Could you say it again, please?Извините, я не понял, что Вы сказали. Не могли бы Вы повторить, пожалуйста?
Could you repeat your last phrase, please?Не могли бы Вы повторить вашу последнюю фразу, пожалуйста?
I’m sorry, I don’t understand. Could you repeat that, please?Извините, не могу понять. Не могли бы Вы повторить это еще раз, пожалуйста?
Could you repeat, please, what you said?Не могли бы Вы повторить, что сказали?
Did you say Saturday 9 a.m.?Вы сказали, суббота 9 утра?
You said his name was Ostap, right?Вы сказали, его имя Остап, верно?
Would you mind spelling that for me?Пожалуйста, произнесите это по буквам. / Вас не затруднит произнести это по буквам?
How do you spell that?Произнесите, пожалуйста, по буквам.
Could you please call me back? I think we have a bad connection.Не могли бы Вы перезвонить мне? Мне кажется, у нас проблемы со связью.
Let me read this back to you.Позвольте, я прочитаю то, что записал с Ваших слов (чтобы удостовериться в правильности).
Let me repeat that just to make sure.Позвольте, я повторю, чтобы удостовериться, что все правильно понял.

Иногда не плохая связь, а звонок по другой линии мешает вам разговаривать. Если звонок по второй линии важнее звонка по первой, можно извиниться перед собеседником и попросить его войти в ваше положение. Воспользуйтесь такими фразами:

ФразаПеревод
I’m afraid that’s my other line.К сожалению, мне звонят по другой линии.
Could you please hold for a minute? I have another call.Не могли бы Вы подождать минутку? У меня еще один звонок.

Как назначить встречу

Если вы звоните человеку с целью назначить встречу с ним, используйте шаблоны фраз, представленные ниже. Они звучат вежливо и помогут вам быстро договориться с собеседником. Используйте следующие фразы, чтобы назначить встречу:

ФразаПеревод
I’d like to arrange an appointment.Я бы хотел договориться о встрече.
When is it convenient for you?Когда Вам удобно?
Would next Friday be okay?В следующую пятницу Вам удобно?
I could make it after five.Я смогу встретиться с Вами после пяти часов.
I wonder if you would mind if I visited your office next week?Я хотел бы узнать, не будете ли Вы возражать, если я посещу Ваш офис на следующей неделе?
Shall we say 5:20 next Friday, in “Horns and hoofs’s” office?Значит, в 5:20 в пятницу в офисе «Рога и копыта»?

Как вежливо перебить человека

При телефонном разговоре с зарубежным партнером или клиентом лучше не перебивать собеседника, но бывают случаи, когда это сделать необходимо. Сделать это вежливо можно при помощи таких фраз:

ФразаПеревод
Wait a minute! What about?..Подождите минутку! А что насчет?..
Would you mind if I just say something here?Вы не будете против, если я сейчас кое-что скажу?
I’m sorry for interruption, but…Извините, что я Вас перебиваю, но…
May I add something here, please?Могу я кое-что добавить, пожалуйста?

А еще больше подобных фраз вы найдете в статье «Как мастерски прервать собеседника? Dealing with interruptions».

Как попросить передать человеку, что вы звонили

Вы позвонили своим зарубежным партнерам, но нужного вам человека нет на месте? Попросите сообщить ему о вашем звонке и не забудьте оставить свои контактные данные. Вежливо попросить о звонке можно следующими способами:

ФразаПеревод
Could you please tell him Ostap Bender from “Horns and hoofs” called?Не могли бы Вы, пожалуйста, передать ему, что звонил Остап Бендер из «Рога и копыта»?
Could you ask him to call Ostap Bender from “Horns and hoofs” when he gets in?Не могли бы Вы передать ему, чтобы он позвонил Остапу Бендеру из «Рога и копыта», когда он придет?
Tell him I will call tomorrow, please.Передайте ему, пожалуйста, что я позвоню завтра.
Please, tell him Ostap Bender phoned and I’ll call again at half past five.Пожалуйста, передайте ему, что звонил Остап Бендер. Я перезвоню в 17:30.
Do you have a pen handy? I don’t think he has my number.У Вас есть ручка под рукой? Я не думаю, что у него есть мой номер.
Thanks! My number is 777-5555, extension 13.Спасибо! Мой номер 777-5555, добавочный 13.
Could you ask him to call me back?Не могли бы Вы попросить его перезвонить мне?
He can reach me at 777-5555.Он может связаться со мной по номеру 777-5555.

Если вам удобнее самому перезвонить человеку, скажите следующее:

ФразаПеревод
When will he be in?Когда он будет на месте?
That’s okay. I’ll call back later.Все в порядке. Я перезвоню позже.

Как принять сообщение для кого-то

Вам позвонили и попросили передать трубку коллеге, а его нет на месте или он занят? В таком случае нужно вежливо сообщить о том, что человек не может подойти к телефону, и предложить оставить сообщение. При этом не забудьте уточнить имя звонящего, а также его контактный телефон. Выучите такие фразы:

ФразаПеревод
I’ll let him know you called.Я передам ему, что Вы звонили.
Can I take your number?Могу я узнать Ваш номер телефона?
What is your number?Какой у Вас номер телефона?
Can I take your message?Могу я принять Ваше сообщение?
Is there any message?Что-нибудь передать ему?
I’ll pass on your message.Я передам ему Ваше сообщение.
I’m afraid he’s out. Would you like to leave a message?Я боюсь, он вышел. Вы не хотели бы оставить сообщение?
I’m sorry, Ostap’s not in at the moment. Can I ask who’s calling?К сожалению, Остапа нет на месте. Могу я узнать, кто это звонит?
He’s on meeting right now. Who’s calling please?Он сейчас на совещании. Сообщите, пожалуйста, кто это звонит?
He’s busy right now. Could you please call again later?В данный момент он занят. Не могли бы Вы перезвонить попозже?
I’m sorry, he’s not available at the moment.К сожалению, он сейчас не может подойти к телефону.
I’m sorry, he is not in the office at the moment.К сожалению, он сейчас не в офисе.
I’m sorry, he’s on another call.К сожалению, он сейчас говорит по другой линии.
Не’ll be back in 20 minutes.Он вернется через 20 минут.
Can I take a message or shall I ask him to call you back?Могу я передать ему какое-то сообщение или попросить его перезвонить Вам?
What message would you like to leave?Что бы Вы хотели передать ему?
I’ll make sure he gets the message.Я обязательно передам ему Ваше сообщение.

Вы также можете попросить собеседника перезвонить попозже с помощью таких фраз для разговора по телефону на английском языке:

ФразаПеревод
Try calling again later.Попробуйте позвонить еще раз попозже.
Please, call back later.Пожалуйста, перезвоните попозже.

Как оставить сообщение на автоответчике

Если вы дозвонились только до автоответчика, не спешите вешать трубку. Оставьте сообщение, чтобы человек мог перезвонить вам, как только освободится. Можно оставить такое простое сообщение:

ФразаПеревод
Hello, this is Ostap Bender calling for Mr. Koreiko. Could you please return my call as soon as possible. My number is 777-5555. Thank you.Здравствуйте, это Остап Бендер, мне нужен мистер Корейко. Пожалуйста, перезвоните мне, как только сможете. Мой номер 777-5555. Спасибо.

Какое сообщение записать для своего автоответчика

Не стоит пренебрегать функцией автоответчика в собственном телефоне, ведь эта опция позволит вам не пропустить ни одного важного звонка. Выделите 5 минут и запишите простой текст для звонящего. Текст может выглядеть следующим образом.

ФразаПеревод
Hello, this is Ostap Bender. I’m sorry I’m not available to take your call at this time. Please, leave me a message and I’ll get back to you as soon as I can.Здравствуйте, это Остап Бендер. Прошу прощения, но я сейчас не могу ответить на Ваш звонок. Пожалуйста, оставьте мне сообщение, и я перезвоню Вам, как только смогу.
Thank you for calling. There’s no one here to take your call at the moment. Please, leave the message after the tone, and I’ll get back to you as soon as possible.Спасибо за звонок. Рядом с телефоном нет никого, кто мог бы ответить на Ваш звонок. Пожалуйста, оставьте сообщение после звукового сигнала, и я перезвоню Вам, как только смогу.
Thank you for calling “Horns and hoofs’s” office. Our hours are 9 a.m. — 9 p.m., Monday-Sunday. Please, call back during these hours, or leave the message after the tone.Спасибо, что обратились в офис «Рога и копыта». Мы работаем с 9 утра до 9 вечера с понедельника по воскресенье. Пожалуйста, перезвоните нам в рабочее время или оставьте сообщение после звукового сигнала.

Прощание

Вы успешно поговорили по телефону, решили все вопросы? Тогда пришла пора прощаться, и это тоже надо делать правильно: без сантиментов и вежливо. Попрощаться с собеседником можно так:

ФразаПеревод
It’s been nice to talk to you.Было приятно побеседовать с Вами.
I hope to have been of help to you.Я надеюсь, что смог Вам помочь.
Have a nice day.Всего доброго.
Thanks for calling. Bye for now.Спасибо за Ваш звонок. До свидания.
Thanks for calling. Goodbye.Спасибо за звонок. До свидания.
Bye, Mr. Koreiko.До свидания, мистер Корейко.
Goodbye, Mr. Koreiko.До свидания, мистер Корейко.

Успешный разговор по телефону на английском языке: общие советы

1. Напишите заранее план разговора

Если вы собираетесь звонить за границу своему партнеру или клиенту, ваша задача упрощается, ведь вы можете заранее продумать, о чем будете разговаривать, какие слова и фразы использовать. Не поленитесь написать на бумаге краткий план вашей беседы, таким образом, вы убьете даже не двух, а трех зайцев: изучите фразы во время их написания, составите максимально точный и полный план разговора и сбережете себе нервы, ведь во время беседы вы будете знать, что и когда говорить.

2. Попробуйте порепетировать диалог

Чтобы звучать уверенно, попробуйте проговорить диалог несколько раз перед зеркалом или по телефону с другом. Так вы быстрее запомните фразы, и во время разговора вам не придется сверяться со своим планом.

А если вы учите язык онлайн, попробуйте позаниматься английским по Скайпу со своим преподавателем без камеры. Это будет полной имитацией телефонного разговора. Попробуйте разыграть с учителем диалог, используя свой план. Если вы потренируетесь таким способом хотя бы несколько раз, то при общении по телефону вам будет легче понять человека на другом конце провода.

3. Не волнуйтесь

Волнение влияет на понимание так же, как плохая связь: если вы будете прислушиваться к помехам (или внутреннему голосу, который говорит, что вы ничего не поймете), они будут вам мешать, а если не будете обращать на них внимание, то сможете понять собеседника. Чем спокойнее вы будете относиться к диалогу по телефону на английском, тем проще будет и вам, и человеку на другом конце провода.

4. Придерживайтесь формального стиля общения

Формальный стиль общения отличается от обычного разговорного. С деловыми партнерами мы общаемся вежливо, избегаем сленга, сокращений слов и т. п. Более подробно об особенностях формального стиля английского можно почитать здесь.

5. Будьте максимально вежливы

Понятие «вежливость» в нашей стране и за границей отличается довольно сильно. Обратите внимание на предложенные нами шаблоны фраз: почти в каждой в каждой из них есть конструкция “Could you please”, в каждом предложении есть слово “please”. Причем в переводе на русский слово «пожалуйста» даже не всегда логично вписывается в фразу. У нас это звучит как навязчивая вежливость. В предложениях на английском языке обязательно нужно употреблять такие слова, как “please” и “thank you”, иначе вы можете показаться собеседнику грубым.

6. Держите под рукой электронный словарь

Вы не можете понять какое-то слово, которое играет важную роль в речи вашего партнера? Попросите собеседника произнести это слово по буквам и найдите в словаре его значение. Все слова из словаря английского выучить невозможно, поэтому ваш партнер нормально отнесется к просьбе повторить слово. Так что перед каждым деловым разговором по телефону на английском языке включайте компьютер и открывайте один из электронных словарей.

7. Просите повторить то, что не поняли

Вспомните, даже когда мы ведем телефонный разговор на русском языке, иногда не понимаем собеседника или не можем расслышать какие-то слова из-за плохой связи. В таком случае мы без тени смущения просим собеседника повторить сказанное. Что нам мешает поступить так же при разговоре по телефону на английском? Ваш партнер или клиент понимает, что вы разговариваете на неродном языке, поэтому спокойно отнесется к просьбе повторить какую-либо фразу.

8. Развивайте навык аудирования

Чем чаще вы будете слушать иностранную речь, тем быстрее к ней привыкнете и начнете понимать (если при этом будете еще и изучать грамматику и новые слова). Поэтому слушайте подкасты и аудиокниги, смотрите видеоролики и новости на английском языке. А проверить свое понимание языка на слух и заодно послушать образцы диалогов по телефону на английском можно на сайте Simple English. Выберите один из диалогов, включите аудиозапись и постарайтесь под диктовку вставить пропущенные слова в упражнение. А также почитайте наши статьи «Современное аудирование по английскому языку: подкасты, аудиосериалы, радиошоу» и «Как учить английский язык по аудиокнигам + 7 классных ресурсов».

9. Работайте над произношением и интонацией

Позаботьтесь не только о себе, но и о своем собеседнике. Старайтесь говорить четко, не торопитесь, произносите правильно слова и звуки. Беглая речь хороша в обычном разговоре, но не в диалоге по телефону с деловыми партнерами. Будет идеально, если вы попробуйте подстроиться под темп речи вашего собеседника, в таком случае вы будете с ним «на одной волне». Если же вы знаете, что ваше произношение пока неидеальное и вас могут не понять, говорите в среднем темпе. Размеренный темп речи позволит вашему собеседнику понять вас и придаст вашим словам уверенное звучание. Обязательно почитайте статью «Как улучшить английское произношение: руководство к действию». Следите и за интонацией: говорите уверенно, но в спокойном дружелюбном тоне.

10. Выучите полезные фразы для общения

Те фразы, которые мы представили в статье, — отличные «заготовки» для вашей речи. Их лучше всего выучить наизусть, чтобы при звонке не подбирать слова, а говорить уже знакомыми вам шаблонами.

11. Читайте примеры диалогов на английском по телефону

Чтобы увидеть, как «работают» изученные вами фразы в естественном разговоре, изучите примеры телефонных разговоров, например на официальном сайте компании BBC. На страницах ресурса вы увидите несколько примеров диалогов по телефону на разные темы и пройдете тест на знание «телефонной» лексики.

12. Изучайте профессиональную лексику

Чтобы оставить о себе положительное впечатление после разговора, изучайте не только представленные нами фразы, но и профессиональную лексику своей сферы деятельности. Понимание между вами и собеседником возникнет, когда вы заговорите на одном языке и в прямом, и в переносном смысле.

Полный список фраз для скачивания

Мы составили для вас документ, который облегчит вам ведение диалога по телефону. Вы можете скачать его по ссылке ниже.

Скачать список фраз по теме «Как вести диалог по телефону на английском языке: полезные фразы + 12 советов» (*.pdf, 292 Кб)

Теперь вы знаете, как успешно вести разговор по телефону на английском языке. Занимайтесь аудированием, учите предложенные нами фразы на английском для диалога по телефону и совершенствуйте свое произношение, тогда собеседник поймет вас, а вы — его. Желаем успешных телефонных переговоров!

А если вы хотите досконально изучить деловой английский с грамотным преподавателем, предлагаем заниматься на курсе бизнес-английского по Скайпу. Наши учителя помогут вам освоить деловой стиль в общении на английском, научат понимать речь собеседника и говорить так, чтобы вас понимали.

© 2020 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

Как разговаривать по телефону правильно. Зачем нужны правила этикета телефонного разговора

Как разговаривать по телефону правильно. Зачем нужны правила этикета телефонного разговора

Грамотное ведение телефонного разговора ‒ сложный и важный вид коммуникации. Вашему собеседнику не видны ваши глаза, лицо, мимика, поза и жесты. Он лишь слышит ваш голос. Хотя это вам тоже неизвестно. Возможно, он просто делает вид, что слушает вас. А сам смотрит любимый сериал, делает бутерброд и, вяло угукая в ответ, ждет, когда вы уже закончите свой монолог.Изучение правил телефонного этикета поможет вам всегда быть интересным собеседником, вести разговор лаконично и понятно, не тратя лишнего времени, заканчивать беседу положительным результатом. Это особенно важно для деловой беседы, когда часто встречающиеся ошибки снижают ее результативность.
Главное правило телефонного этикета заключается в краткости и лаконичности беседы. Вежливое и учтивое отношение должно дополняться четким и ясным изложением мыслей. В деловом общении не следует употреблять слова-паразиты, большие паузы, яркие эмоции и словесные обороты.
Собеседник не видит ни вашу одежду, ни выражение лица, ни жесты, ни какие-либо другие невербальные аспекты, помогающие предположить характер общения. Однако удачно выбранная пауза, ее продолжительность или правильно подобранная интонация, помогут повернуть диалог в нужное русло.
Телефонная коммуникация диктует свои условия и правила общения. Именно знание и соблюдение правил ведения телефонного разговора ‒ этикета, выгодно отличают профессионала. Деловое общение не допускает ничего само собой разумеющегося. Ваш партнер не должен додумывать, что вы имели в виду. Успешность переговоров очень часто зависит от корректности разговора и ясности изложения. Отсутствие приветствия или уважительного обращения может надолго отвернуть от вас потенциальных партнеров. Несерьезное отношение к деловому разговору может породить такое же отношение к вам, как к деловому партнеру. Знание элементарных правил телефонного этикета обязательно для успешного человека.

Как правильно закончить телефонный разговор. Как научиться правильно разговаривать по телефону?

Настроившись на разговор буквально и фигурально, разделите его на 3 части :

1 . Разговор начинайте с приветствия , поскольку оно задает тон всему разговору.

В приветствии не следует употреблять сложные, шипящие и звонкие слова, такие как — Здравствуйте, лучше всего — Добрый день (в зависимости от времени суток когда вы совершаете звонок).

К тому же, как считают психологи — это звучит позитивнее.

Представьтесь и обязательно уточните, с кем вы разговариваете.

2 . Основная часть . Продумайте порядок вопросов, которые вы будете задавать и убедитесь, что они  не допускают двоякого толкования.

После каждого важного сообщения  делайте небольшую паузу.

Это придаст вашим словам убедительность и вы предоставите возможность другой стороне высказаться или задать вопрос.

Верно выразите свои мысли и заинтересуйте собеседника.

Ни одного лишнего слова!

Найдите точные слова и постоянно совершенствуйте свою речь — именно она наиболее точно характеризует человека.

3 . Завершение разговора . Согласно этикету ведения телефонных переговоров, важно, чтобы заключительные слова произносил инициатор телефонного разговора.

Этим он показывает, что им получены ответы на все интересующие его вопросы.

Чтобы исключить недопонимание и возможные ошибки, следует подвести итог беседы.

А в завершение разговора следует поблагодарить собеседника за общение, оказанную помощь, за возможность пообщаться лично, а также рассмотрение вашего предложения и т. д.

Собеседник склонен эмоционально запоминать то, что было в начале разговора и принимать как руководство к действию то, что было в конце.

То как вы начали и закончили разговор, определит 80  % общего впечатления от разговора.

Если ваша задача — оставить после разговора с собеседником благоприятное впечатление о себе, то в этом случае особо тщательно отнеситесь к окончанию разговора.

Если разговор прервался по каким-либо причинам, то перезвонить должен инициатор разговора.

При равных условиях разговор заканчивает позвонивший.

В деловых разговорах это — привилегия начальника, а во внеслужебной обстановке — привилегия женщины.

Если беседа затягивается, то можно подвести итог, воспользовавшись фразами :

  • Полагаю, что мы обсудили все вопросы, или
  • Благодарю, что вы уделили мне время.

Когда вам удобно позвонить. «Мобильные» правила хорошего тона

Разговоркасается только вас и собеседника, поэтому прежде, чем совершить звонок, отойдите от остальных людей на расстояние, равное примерно пяти метрам. Если такой возможности нет, лучше отложить звонок до тех пор, пока обстановка не будет более благоприятной.Если звонят вам в тот момент, когда вы находитесь в людном месте, в общественном транспорте, в переходе метро и т.п., лучше принять звонок и пообещать собеседнику перезвонить позже.Не стоит разговаривать громко, особенно если рядом с вами находятся посторонние люди: как правило, качество мобильной связи позволяет расслышать голос собеседника, общающегося вполголоса, а окружающие при этом не будут чувствовать неудобства.Оптимальное время для совершения деловых звонков в будние дни – с 8 до 22 часов. Не рекомендуетсяпо рабочим вопросам в понедельник до 12 часов и в пятницу после 13 часов, а также во время обеденного перерыва, но это запрет не является строгим.Набрав номер, подождите ответа в течение 5. Более длительный звонок считается невежливым.Если ваш звонок остался без ответа, этикетом разрешается перезвонить не ранее, чем через 2 часа. Скорее всего, вызываемый абонент заметит пропущенный вызов и перезвонит сам.СМС можно отправлять в любое время суток. Предполагается, что абонент, получивший СМС, сам определит режим их приема и время, когда он сможет их прочитать и ответить на сообщения.Во время деловых переговоров, совещаний мобильныйследует выключать. Если вы ждете неотложного звонка, переведите аппарат в беззвучный режим, а перед тем,вызов, извинитесь перед присутствующими и выйдите для разговора из помещения.Традиционно отключают мобильные телефоны во время авиаперелетов, в больнице, в культовых учреждениях, в театре, а также везде, где есть табличка с просьбой сделать это.

Как правильно начать телефонный разговор. Шаги

    2

    Заранее приготовьте ручку и бумагу, принимая звонок, таким образом, вы оперативно сможете записать информацию клиента.

    3

    Отвечая на звонок, представьтесь и назовите компанию, в которой работаете (если вы на работе). Например: «Вы позвонили в компанию Вест Коаст Драйвол енд Пейнт, с вами говорит Брук». Аналогичным образом спрашивайте звонящих, кто они и откуда звонят, если они сами не сообщают эту информацию вам, особенно если в вашей компании действует строгая политика относительно незапрашиваемых звонков. Берите беседу под свой контроль с самого начала, пусть человек на другом конце провода понимает, что вы — профессионал:

    12

    Вы: «Билл ждет вашего звонка?». Звонящий: «Нет» Вы: «Хорошо, позвольте сначала мне уточнить, могу ли я вас соединить».

  • Контролируйте процесс разговора и задавайте правильные вопросы. Поступая таким образом, вы соберете максимум информации прежде, чем переадресовать звонок. Это исключит ненужные звонки, кроме того, вы сможете дать ‘Биллу’ всю необходимую информацию о звонящем.

13

Не исключайте возможность того, что кто-то из вашей организации имеет возможность слушать ваш разговор. Организации, которые вводят эту опцию, обычно сообщают об этом сотрудникам уже ПОСЛЕ ТОГО, как она установлена и используется.

14

Уточните у звонящего, сможет ли он/она подождать, прежде чем поставить звонок на удержание, и дождитесь ответа.

15

Убедитесь в том, что тот, кому адресован звонок, готов на него ответить. Если звонящий хочет поговорить с кем-то определенным, скажите, что вы «попробуете связаться с ним», поставьте звонок на удержание и убедитесь, что получатель a) доступен и b) готов говорить со звонящим.

16

Говорите грамматически правильно. Используйте «мы с Джейн», когда вы – подлежащее и «со мной и с Джейн», когда вы — прямое дополнение («Мы с Джейн пошли в магазин», но «Он говорил со мной и с Джейн»). Не оставляй предложения незаконченными. Например: «Я не знаю, где…»

17

Существует старая пословица: «Клиент всегда прав», и в ней есть смысл — однако, не всегда. В чем вы точно можете быть уверенны, так это в том, что вы никогда не выйдете победителем из спора с клиентом. Когда клиент неправ, мягко объясните ему истинное положение вещей. Если клиент расстраивается, и тон его голоса меняется, становится раздражительным или гневным, не «повторяйте» его. Продолжайте разговор в положительном русле! Реагируйте на чувства звонящего так, чтобы он понимал — вы действительно услышали его жалобу. Говоря что-то вроде: «Я понимаю, как это расстраивает вас, и сожалею об этом», вы сможете успокоить раздраженного клиента. Если клиент не удовлетворен, спросите, чем вы можете помочь. Рассмотрите его жалобу и выслушайте или скажите клиенту, почему вы не можете принять это. Предложите альтернативы, если это возможно.

19

Телефонному разговору не хватает языка тела, мимики и жестов; человек на другом конце провода может судить о ваших истинных намерениях только по тону вашей речи. Ваш тон скажет клиенту больше, чем слова, которые вы произносите. При разговоре по телефону улыбайтесь! Этот пункт взяли на вооружение в одном call-центре и поместили небольшие зеркала напротив каждого оператора с надписью: «То, что вы видите — это то, что они слышат».

20

Называйте звонящего по имени, когда это возможно. Это характеризует вас как хорошего слушателя и делает общение более индивидуальным. «Мне жаль, Джон, но Марк не доступен сейчас. Я могу помочь вам чем-нибудь или передать сообщение?»

21

Звоня другому человеку, сначала представьтесь. Например: «Меня зовут Мэри Хантер. Я хотела бы поговорить с Луи Мейером».

Как правильно разговаривать по телефону wikihow. Как правильно разговаривать по телефону

Телефон давно стал такой же неотъемлемой частью деловой жизни, как компьютер, Интернет и электронная почта. И это очень удобно. Всевозможные проблемы теперь решаются по телефону, благодаря чему мы экономим массу времени. Однако далеко не все умеют правильно разговаривать по телефону. Ну что ж, придется нам взять на себя функцию учителя.

Я боюсь…

Среди множества фобий существует и такая – боязнь телефонных разговоров. Сталкиваются с ней в основном молодые люди, только начинающие трудовой путь. Обычное объяснение при этом: «Я стесняюсь…». Если начать разбираться в причинах стеснительности, то окажется, что человек боится, во-первых, показаться несведущим, а во-вторых, нарваться на грубияна.

Как правило, оба страха оказываются мнимыми. Конечно, хамов в нашей жизни хватает, но их отнюдь не так много, чтобы сталкиваться с ними при каждом телефонном звонке. Наоборот, людей воспитанных и интеллигентных становится все больше. А что касается боязни проявить некомпетентность, то нужно просто подготовится к каждому звонку.

Комната для стеснительных

Впрочем, новички стесняются не только говорить по телефону с незнакомыми людьми, но и того, что их услышат более опытные коллеги, сидящие с ними рядом. В таком случае психологи советуют приходить на работу пораньше и делать звонки, пока коллектив еще не собрался. Или звонить из специально оборудованной комнаты для переговоров. Главное – начать общаться по телефону, а там, глядишь, и от стеснительности следа не останется.

Памятка, как разговаривать по телефону. Телефонный этикет для школьников. Как правильно разговаривать по телефону? Общение по телефону

В наше время без телефона обойтись просто невозможно. Мы все привыкли к этому распространённому средству общения как к чему-то обыденному. У многих школьников теперь есть личный мобильный телефон.

Но вот каждый ли школьник знает о том, что существует телефонный этикет?

Запомни основные правила общения по телефону:

• Нельзя звонить по телефону и говорить тому, кто снял трубку тоном приказа: «Мишу!» Во-первых, сначала нужно поздороваться и представиться. Во-вторых, не забудь: ты рассчитываешь, что тебе окажут услугу — позовут к телефону твоего друга. Значит, об этом нужно вежливо попросить. И обязательно поблагодарить за ответ, даже если твоего друга не оказалось дома, и попрощаться.

• Нельзя начинать телефонный разговор с вопроса: «А кто это?» Никто не обязан тебе представляться — это ты звонишь и беспокоишь людей.

• «Алло» — специальное телефонное слово. Вместо него можно также использовать короткое «да» или «слушаю». Манера разговора по телефону всегда несёт важную информацию о человеке и является частью его имиджа.

• Не следует звонить по телефону часто и в позднее время, даже если ты будешь тревожить очень близкого тебе человека.

• Никогда не обращайся по телефону к незнакомому человеку на «ты», даже если тебе показалось, что ответил ребёнок, — твоё впечатление может быть ошибочным.

• Не бойся телефонного автоответчика — формулируй своё сообщение чётко и кратко. Назови своё имя и номер телефона, по которому тебе можно перезвонить.

• Не стоит оставлять приглашение на автоответчике — такое приглашение считается невежливым. Обязательно дозвонись до своего друга и пригласи его лично.

• Не следует по телефону благодарить за подарок или важную услугу. Это нужно сделать при личной встрече. Не рекомендуется также выражать по телефону соболезнование.

• Излишняя вежливость неуместна при обращении к опе­ратору справочной службы — здесь нужна чёткая информация с той и с другой стороны. Но и в этом случае нельзя обойтись без слов спасибо и пожалуйста.

• Недопустимо телефонное хулиганство. За ложные вызовы и телефонное хулиганство нарушителей ждут большие штрафы.

• Чтобы обсудить какое-то важное дело, которое потребует немало времени, договорись с товарищем о своём звонке заранее.

• Нельзя долго и громко разговаривать по мобильному телефону в общественных местах.

• В театре, в библиотеке, в музее, на экскурсии, на концерте мобильные телефоны необходимо отключать.

Видео как правильно разговаривать с клиентами по телефону?

9 фраз, которые нельзя говорить клиентам по телефону — Студия Дениса Каплунова

Монотонные гудки телефона прерывает унылое «Алло», произнесенное так, что даже через трубку можно увидеть печальное выражение лица call-менеджера.

И здесь происходит невероятное…

Все вопросы, которые хотелось задать, улетучиваются сами собой, а на смену им возникает непреодолимое желание повесить трубку.

Впрочем, нахрапистое «Говорите» или равнодушное «Я Вас слушаю» тоже не слишком-то радуют ваших клиентов.

Телефонные переговоры – один из самых сложных видов деловых коммуникаций.

От умения сотрудников вести переговоры по телефону зависит успех и репутация компании, которую они представляют.

 

Дж. Д. Рокфеллер однажды заметил:

«Умение общаться с людьми – это товар, который можно купить так же, как мы покупаем чай или кофе, и за этот товар я готов заплатить больше, чем за что-либо другое».

Клиенты часто составляют свое мнение об уровне интернет-магазина по телефонной беседе. И грамотно построенный разговор может склонить потенциального клиента к покупке именно у вас.

Важно понимать, что кроме четкости и интонации особую роль играют произнесенные слова и фразы – одни способствуют поддержанию разговора, другие выполняют функцию отпугивания.

О выражениях, которые помогают установлению контакта, мы обязательно поговорим в другой статье.

А сегодня давайте рассмотрим фразы, от использования которых в разговоре с клиентом по телефону лучше воздержаться.
После каждой из них мы приводим более лояльную формулировку.

Итак…

 

9 фраз, которые нельзя говорить клиентам по телефону

 

9 фраз, которые нельзя говорить клиентам по телефону

  1. «Я не знаю»
    Альтернативный вариант: «Позвольте, я уточню этот вопрос»(«Вы можете немного подождать, пока я уточню информацию»).2. «Не могу Вам ничего обещать»
    Альтернативный вариант: «Я сделаю все возможное, чтобы решить Ваш вопрос».3. «Я Вас не понял»
    Альтернативный вариант: «Уточните, пожалуйста»(«Позвольте уточнить, правильно ли я Вас понимаю»).4. «Вы меня не так поняли»
    Альтернативный вариант: «Разрешите мне пояснить еще раз» («Я хотел сказать, что…»).5. «Вы должны»
    Альтернативный вариант: «Чтобы я максимально оперативно решил Ваш вопрос, Вы можете со своей стороны…»(«Замечательно будет, если Вы…»).

    6. «Вы не правы»
    Альтернативный вариант: «Да, я с Вами согласен, есть такое мнение, при этом…»

    7. «Одну секундочку» («Не вешайте трубку, оставайтесь на линии»)
    Альтернативный вариант: «Мне нужна всего минутка, чтобы… . Вы можете подождать на линии или мне лучше Вам перезвонить?»

    8. «Это последний товар на складе»
    Альтернативный вариант: «Этот товар активно раскупают, а следующий завоз ожидается нескоро».

    9. «Как Вы нас нашли?»
    Альтернативный вариант: «Разрешите уточнить, откуда Вы о нас узнали?».

А теперь – для тех, кто жаждет продолжения…

 

4 типичные ошибки, допускаемые call-менеджерами

  • Использование в разговоре с клиентом уменьшительно-ласкательных слов. Например: заявочка, звоночек, покупочка, договорчики т.д.
  • Чрезмерная навязчивость. Не нужно стараться выудить из клиента максимум информации, при этом полностью игнорируя его «информационные желания».
  • Отсутствие пауз, ведение разговора «на автомате». Сухой заученный текс следует «выдавать» дозировано, с расстановкой акцентов и выдерживанием пауз иначе клиент может почувствовать себя ненужным.
  • Злоупотребление в разговоре с клиентом «словами-сомнениями». Например: наверное, возможно, скорее всего, может быть, я не уверени т.д.

 

Вот, в принципе, и все на сегодня. Если у вас возникло желание дополнить наш список – не стесняйтесь в комментариях.

Желаем вам увеличить конвертацию потенциального клиента в реального покупателя в ходе телефонного разговора до максимума.

Спасибо, что были с нами.

 

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Смешные фразы по телефону…)))

Подруга рассказала историю… Едет в маршрутном такси. Напротив сидит молодая девушка, вдруг у нее звонит телефон, она берет трубку.
Её реплики: «Да, Паш, привет. Нет, еду домой. Нет, мы сегодня не увидимся. Нет, не потому, что я злая на тебя. Нет Паша, я не могу, Паш, хватит приставать я в общественном еду! Паш, ну не могу я сегодня НЕ МОГУ!!! Я СКАЗАЛА НЕ МОГУ Я И ВСЕ!»
Кладет трубку.
Вдруг у парня, сидящего рядом тоже звонит мобила. Берет трубку, его первые реплики: «Да, Паш. Привет. Конечно могу сегодня, без проблем!»
Маршрутка радостно задохнулась от хохота.

Еду утром в маршрутке. Народу мало: две «сосиски» в колготках и с ранцами, дамочка в годах «ягодки» и интеллигентного вида мужчина напротив меня. О нем и речь. Звонит мобилка. Далее разговор:
— Алло!… Не волнуйтесь, расскажите подробнее… И давно?… А часто?… Извините, это только с мужем, или…?… Да… Да… А альтернативные варианты?… Ну, это оральный или анальный секс… Нет, групповой пробовать наверно не стоит… Нет… Нет… Ну что я могу вам посоветовать, только одно — обратитесь к гинекологу, а сейчас вы ошиблись номером.

Парень с мобильником:
— Я так и не понял, где ты. Я у памятника. Это тебя только что чуть не переехал джип? ОК, тогда я тебя вижу.

Солидный человек лет сорока:
— Серёг, так нельзя. Как тебе ни позвонишь — ты то в ресторане, то в туалете!

Молодой человек (громко в телефон):
— Ну приехал я к ним, они мне его показали, я думал, будет большой, мужской, а оказался в два раза меньше моего и тонюсенький… Как о чем я? Мам! Я про телефон говорю!

Женщина (разгневанно, по телефону):
— Ты что, опять снял штаны и не слышишь, что я тебе звоню?!

Мужик (по телефону):
— Ну ты где? Я уже у помойки.

Молодой гость столицы (кричит в телефон):
— Ты где? У памятника? Я тоже у памятника! Я тебя не вижу! Памятник с бородой? Он руку на ноге держит? Как нет ног? Карлик с бородой без ног?! Да где ты, блин?!

Молодой человек с бутылкой молока:
— Здорово! Да нормально все. Мы? Мы тут молоко пьем. Молоко! Мо-ло-ко!!! Тьфу! Водку — слышишь?!

Молодой человек (в телефон):
— Конечно, папа принесет конфетки. Если поведение будет хорошее. А если поведение будет плохое, папа принесет горилки, нажрется и спать ляжет.

Юноша лет пятнадцати:
— Я бездельничаю? Я за хлебом пошел. Это Пушкин мог ни дня без строчки, ему няня за хлебом бегала.

Мужчина лет сорока пяти (громко, возмущенно):
— Кто поедет? Все поедут! За руль? Ну кто будет трезвый, тот и сядет! (После паузы, тихо, с надеждой в голосе.) Но ведь хоть кто-то же будет трезвый…

Очень красивая девушка (наполняя корзину продуктами):
— Ну жди меня! Скоро буду с пивом, с вяленым лещом и жаркими объятиями!

Женщина (на ходу в мобильный телефон):
— Надо было поштучно, Оля, поштучно, в лифчик…

Дама (разговаривает по мобильнику):
— Сыночка, очень тебя прошу, зайчик мой золотой, не занимайся за компьютером два часа подряд. Лучше телевизор посмотри.

Девушка (в мобильный телефон):
— Да в аптеке. Нет, на пиво не хватит. Мне Fairy надо купить и порошок. И пасту еще зубную. И «Комет-гель». (Внезапно срываясь.) Да я вообще тут как хренова Золушка!»

Мужчина средних лет (громко):
— Алло! Володя! Володя, это ты? Это же ты? Хорошо. А я тогда, по-твоему, кто?!

Молодой человек (задумчиво):
— Ножки? Да какие у нее ножки! У нее какие-то ложноножки!

Полная дама (в мобильный):
— Дима! Дима! Я сегодня посмотрела — у меня косметики в ванной осталось на три-четыре месяца! А что я потом буду делать, я вообще не представляю!

Деловой этикет в телефонном разговоре.

По материалам книг: «Социальная психология и этика делового общения» (М.: Культура и спорт, 1995) и «Кузин Ф. Культура делового общения» (М.: Ось-89, 1997)

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается опера­тивность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоя­тельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т.д. Очень часто первым шагом на пути к заключе­нию делового договора является телефонный разговор.

Человечество пользуется телефоном уже более века. Каза­лось бы, времени вполне достаточно для того, чтобы научиться разумно пользоваться этим техническим средством… Но умение говорить по телефону по наследству не передается. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает каждый. Хо­рошо, если есть толковые наставники или удачные объекты для подражания, у которых можно научиться правильно разговари­вать по телефону. Соответствующие курсы, различные методи­ческие пособия по этой теме широко распространены в раз­личных странах мира.

• У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному разговору надо то­же тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабоче­го времени (до 20—30%). Так утверждает американский менед­жер А.Маккензи. Среди 15 главных причин потерь времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место теле­фонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжитель­ность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, неделовитости фраз, что увеличивает вре­мя телефонного разговора.

• Известно также, что при телефонном разговоре наблюда­ется такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторо­нами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п. Следует вовремя выйти из контакта с парт­нером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репу­тацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Чтобывосстановить доброе имя фирмы и свое реноме, придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта.

• Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. В японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решит деловой вопрос по телефону за три минуты.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Еще Ф.Бэкон отмечал, что вести разговор в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке. Во время делового телефонного разговора необходимо создать атмосферу взаимного доверия.

• По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно сделать выводы о том, что эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения. Существенное значение имеет также умелое проявление э к с п р е с с и и. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь вам поможет правильное использование методов внушения и убеждения. Как это сделать, при помощи каких средств? Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень много. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать собеседника.

• Если ваш собеседник проявляет склонность к спорам, высказывает в резкой форме несправедливые упреки, в его тоне звучит самомнение, то наберитесь терпения и не отвечайте ему тем же. Если есть возможность, переведите разговор на спокойный тон, частично признайте его правоту, постарайтесь понять мотивы его поведения. По­старайтесь кратко и ясно изложить свои аргументы. Ваши до­воды должны быть правильными по существу и грамотно изло­жены по форме. В разговоре старайтесь не допустить выражений типа: «идет», «добро», «лады», «пока» и т. п. В телефонном разговоре также лучше не употреблять специфические, профессиональ­ные выражения, которые могут быть непонятны собеседнику.

· Надо помнить, что телефон усугубляет не­достатки речи; быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произноше­нием чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разго­воре встречаются названия городов, поселков, имена собствен­ные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Этикет делового телефонного разговора имеет в своем запа­се целый ряд реплик для корректировки общения. Например:

Как Вы меня слышите?

Не могли бы Вы повторить?

Извините, очень плохо слышно.

Простите, я не расслышал, что Вы сказа ли, и т.п.

• Прежде чем позвонить кому-либо, вспомните: длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе (поэтому сами старайтесь снимать с аппарата трубку, как только услышите звонок), ненужные телефонные раз­говоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных воп­росов, требующих глубокого анализа, обсуждения в спокойных условиях, т.е. мешают работать тем, кто находится радом.

Звонок по домашнему телефону деловому партнеру, сослу­живцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости или не по­лучено предварительное согласие на этот звонок.

• Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30—40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, докумен­ты, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса ор­ганизаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т. п.

До того, как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения.Составьтеплан беседы, запишите вопросы, которые хотите решить или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему.

С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например:

Итак, по этому вопросу мы договорились?!

Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?

Как  я Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

При подготовке к деловой беседе по телефону постарайтесь, ответить себе на следующие вопросы:

  1. какую главную цель вы ставите перед собой в предстоящем телефонном разговоре;

  2. можете ли вы вообще обойтись без этого разговора;

  3. готов ли к обсуждению предлагаемой темы собеседник;

  4. уверены ли вы в благополучном исходе разговора;

  5. какие вопросы вы должны задать;

  6. какие вопросы может задать вам собеседник;

  7. какой исход переговоров устроит (или не устроит) вас;

  8. какие приемы воздействия на собеседника вы можете использовать во время разговора;

  9. как вы будете вести себя, если ваш собеседник

    • решительно возразит, перейдет на повышенный тон;

    • не отреагирует на ваши доводы;

    • проявит недоверие к вашим словам, информации.

· Для подготовки к деловому разговору по телефону, в особенности междугородному и международному, лучше разработать специальный бланк, в котором будущий разго­вор записывается с учетом прогнозируемых ответов, например, такой:

Дата__________________

Номер телефона______________________

Фамилия, имя, отчество абонента____________________

Время_________________

Организация____________

Вопросы записываются

заранее

1.

2.

3.

Прогнозируемые ответы

записываются заранее

1.

2.

3.

Ответы записываются

по ходу беседы

1.

2.

3.

Выводы: достигнутый результат, полученные сведения, дальнейшие действия и т.д.

____________________________________ ___________________________________

По окончании делового телефонного разговора потратьте 3—5 минут на анализ содержания и стиля разговора. Проанали­зируйте свои впечатления. Найдите уязвимые места в разговоре. Постарайтесь понять причину своих ошибок.

Правила ведения делового телефонною разговора, когда звонят вам

Если раздался телефонный звонок, рационально снимать труб­ку при любом звонке. Можно, конечно, и не снимать трубку, если вы сохраняете работоспособность под телефонные трели. Но при этом нужно иметь в виду, что с каждым получасом звонки будут раздаваться все чаще: накапливается число не обслуженных вами абонентов, они вынуждены звонить повторно, в третий и четвер­тый раз. В конце концов, вам придется трудиться под почти не­прерывный звон. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную ин­формацию.

Снимать трубку лучше всего после первого звонка. Если вы сидите в комнате один, у вас достаточно времени, чтобы дописать предложение или дочитать абзац в присланном письме. Вполне допустимо снять трубку после второго или третьего звонка. Если у вас посетитель, вам хватит времени закончить фразу и, сказав собеседнику “Извините”, снять трубку. Итак, во всех случаях, ког­да звонит телефон, рекомендуется снимать трубку, не выжидая, в течение промежутка времени от окончания первого до начала четвертого звонка.

Связисты не рекомендуют снимать трубку во время звонка по чисто техническим причинам: в некоторых электроцепях возра­стает величина тока, что может привести к повреждению.

Иногда в трубке бывает плохая слышимость. Но это не озна­чает, что вам нужно повышать голос. Мнение о том, что если я плохо слышу собеседника, то и он плохо слышит меня и, значит, надо говорить громче, является ошибочным. Поэтому в случае плохой слышимости надо не повышать голос самому, а попросить того,  кто вам звонит, говорить громче, и спросить при этом, как он слышит вас.

Самые распространенные варианты первого слова, произноси­мого в снятую телефонную трубку, — это “Да”, “Алло”, “Слушаю”. Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны и потому никак не характеризуют того, кто снимает телефонную трубку.

Отзывы “Да”, “Алло”, “Слушаю” можно назвать нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации или фирме. Поэтому в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их инфор­мативными. Сняв трубку, нужно сразу же назвать свое учреждение (а по внутреннему телефону структурное подразделение: отдел, ре­дакция, бухгалтерия и т. п.), а также свою фамилию.

Таким образом, отвечая на звонок, нужно всегда представлять­ся. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Это, кроме того, создает обстановку доверительности и помогает лучше понять со­беседника. Найдите доброжелательную, нравящуюся вам самим формулу (как бы вы сами хотели, чтобы вам отвечали).

Не давайте выхода вашим отрицательным эмоциям. Вашему собеседнику вряд ли будет интересно, что за пару минут до этого вы имели неприятный разговор с шефом или просто встали не с той ноги.

При частых звонках или при спешке обычно называют фами­лию с добавлением слова “слушаю” (“Иванов слушает”) или ука­зывают только название учреждения или его отдела: “Бухгалте­рия”, “Первый отдел”.

Во всех вышеназванных случаях абонент должен знать, с кем он говорит или хотя бы куда он попал. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъяснится и не повлечет за собой потери времени на его выяснение.

Зазвонил телефон. Вы сняли трубку. Опять — в который раз — просят отсутствующего на месте коллегу. Недовольно по­морщившись, вы несколько раз резко отвечаете: “Его нет!” и тут же кладете трубку. Но давайте задумаемся — не сами ли вы своим ответом провоцируете повторные звонки. Где же выход? Он в вежливом и более подробном ответе на каждый телефонный зво­нок отсутствующему сотруднику, сколь бы они вас не раздражали. Оптимальный ответ в данном случае может быть примерно таким: “Его нет, будет тогда-то. Может быть, ему что-то передать?

Когда к телефону просят вашего коллегу, сидящего за соседним столом, вы можете ответить на просьбу: “Сейчас” или “Oдну минуту”, после чего пригласите сослуживца к аппарату, например, “Сейчас… Иван Иванович, вас!” Сделайте так, чтобы информация, переданная в чье-либо от­сутствие, дошла до адресата. Хотя организовать обмен информа­цией через третьих лиц непросто, это может окупиться сторицей. Для того чтобы выяснить, что вам нужно, задавайте вопросы по анкетному принципу (“Откуда вы звоните?”, “Ваша фамилия и номер вашего телефона?” и т. п.).

Ниже приводится краткий перечень того, что следует и что не следует делать, когда в вашей фирме звонит телефон[1].

Не следует:

Следует:

1.      Долго не поднимать трубку.

2.      Говорить «Привет», «да» и «Говорите», когда начинается разговор.

3.       Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»

4.      Вести две беседы сразу.

5.      Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.

6.      Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.

7.      Передавать трубку помногу раз.

8.      Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».

1.      Поднять трубку до четвертого звонка телефона.

2.      Говорить: «Доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел.

3.      Спрашивать: «Чем я могу вам помочь?»

4.      Концентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать.

5.      Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей.

6.      Использовать бланки для записи телефонных разговоров.

7.      Записать номер звонящего и перезвонить ему.

8.      Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.

Этот список можно продолжать бесконечно. Например, нельзя превращать разговор в допрос, задавать вопросы типа: “С кем я разговариваю?” или “Что вам нужно?” Надо следить за своей дик­цией (не чмокать и т. п.). Если вы говорите с акцентом, постарай­тесь говорить отчетливо. Избегайте привычки зажимать микро­фон рукой, чтобы что-то сказать коллегам — собеседник может ус­лышать[2].

Если ваш собеседник высказывает по телефону жало­бу, не говорите ему: “Это не моя ошибка”, “Я этим не занимаюсь”, и т. д. Если вы так скажете, это может отрицательно сказаться на репутации вашей организации и не поможет клиенту в решении его проблем. Поэтому дайте ему выговориться до конца; выразите ему сочувствие, а если виноваты вы, извинитесь; запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.

Существуют выражения, которых следует избегать при теле­фонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось преврат­ного представления. К ним, в частности, относятся[3]:

1.   “Я не знаю”. Никакой другой ответ не может подорвать до­верие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать — именно поэтому вы занимаете свое место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: “Хороший вопрос… Разрешите, я уточню это для вас”.

2.   “Мы не сможем этого сделать”. Вместо отказа “с порога” предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете оказаться полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекоменду­ется всегда в первую очередь сосредоточиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.

3.   “Вы должны…”. Серьезная ошибка. Ваш клиент вам ничего не должен. Формулировка должна быть гораздо мягче: “Для вас имеет смысл…” или “Лучше всего было бы…”.

4.   “Подождите секунду, я скоро вернусь”. Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за “се­кунду”? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: “Для того чтобы найти нужную инфор­мацию, может потребоваться две-три минуты. Можете подо­ждать?”

5.   “Нет”, произнесенное в начале предложения, невольно при­водит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Универсальных рецептов, чтобы избавиться от “отрицательного уклонения”, нет. Каждую фразу, содержа­щую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумы­вать.

Как показывает практика, даже при беглом знакомстве с тео­рией телефонных переговоров значительно улучшается работа служащих и одновременно повышается уровень удовлетворенно­сти собственной работой — с вежливыми людьми приятно разго­варивать.

Часто при общении с собеседником мы отдаем предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить вашу беседу? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать оборванные нити прерванного телефонным звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чем шла речь до этого. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить те­лефонного собеседника подождать, не вешая трубку. Если вы чув­ствуете, что разговор продлится еще 10-15 минут и он достаточно серьезен, нужно попросить еще раз позвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит ин­формацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону — это диалог, не ограниченный по времени, то теле­фонограмма — это письменная фиксация монолога, регламенти­рованная по времени.

Обязательными реквизитами телефонограмм является наиме­нование учреждения (фирмы) адресанта и адресата, реквизиты “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема телефонограммы, фамилии передавшего и принявшего телефонограмму, номеров телефонов, текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок. Он составляется как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существитель­ного в предложном падеже с предлогом “о” или “об”.

Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т. е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями. Допускается двухсоставная композиция телефонограммы: в первой части кон­статируются факты, побудившие дать телефонограмму, во вто­рой — предпринимаемые действия. Как правило, текст телефо­нограммы излагается от первого лица (например: “Напоминаем…”, “Сообщаем…”, “Попрошу выслать…”).

Чтобы упорядочить фиксацию передаваемых и принимаемых телефонограмм и устранить возможную неполноту и неточность их передачи и записи из-за небрежности исполнителей, рекомен­дуется иметь под рукой чистые бланки примерно такой формы:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Адресант                                                           Адресат

Наименование                                                 Наименование

№ …. дата ….                                                     № …. дата ….

Время передачи …. час. …. мин.                     Время приема …. час. …. мин.

Передал(а)                                                        Принял(а)

Заголовок телефонограммы
________________________________________________________________________________________

                                             (Подпись)

Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески “закруглять” разговор. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все уяснил.

Как надо прощаться с собеседником? Дадим лишь два совета. Первый совет — поблагодарите еще раз собеседника, если он поз­дравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Второй со­вет — если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.

Правила ведения делового телефонного разговора,
когда звоните вы

Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Прежде всего надо уяснить себе, с какой целью собираетесь звонить и какое должно быть содержа­ние разговора.

Набирать номер следует тщательно, без спешки. Не ведите пальцем диск при обратном (рабочем) ходе. Можно нарушить за­данную скорость вращения диска, и получится сбой или непра­вильное соединение. Не следует действовать с максимально до­ступной вам скоростью. Дело в том, что скорость подключения искателей на АТС может отставать от вашего темпа, и вы опять-таки не пробьетесь к абоненту.

Коэффициент загрузки на линиях телефонной связи в нашей стране выше, чем нам хотелось бы. Поэтому короткие гудки при попытке дозвониться мы слышим едва ли не чаще, чем длинные. У телефонных линий есть свои “часы пик”, когда гудки “занято” могут появиться не после, а во время набора номера, после шестой цифры, пятой, четвертой, а иногда и первой. Поэтому уметь зво­нить — это понятие, включающее не только умение набрать но­мер и вести разговор, но и умение “пробиться” по телефону к нужному абоненту.

Самый простой способ дозвониться — это набирать нужный номер непрерывно раз за разом, по возможности без пауз. Ничего лучше этого способа предложить нельзя, если вы пытаетесь ре­шить по телефону дело, которое является для вас очень важным.

Получила распространение “народная мудрость”: перед набо­ром последней цифры сделайте длительную выдержку. Предпо­лагается, что во время этой выдержки предыдущий разговор за­вершится, а никто другой пробиться по этому номеру не может, поскольку вы держите телефонную линию занятой (что неверно). Есть даже и такой вариант — не просто делать выдержку перед набором последней цифры, а набрать эту цифру и долго держать диск. Подобные “хитрости” лишены всякого смысла: они не дают ничего, кроме загрузки телефонных сетей.

В тех случаях, когда дело, по которому вы звоните, может неко­торое время подождать, целесообразно использовать способ регуляр­ных наборов. В начале рабочего дня вы на листочке бумаги записы­ваете фамилии и номера телефонов всех лиц, с которыми надо сегодня связаться. Затем начинаете звонить по списку. Если очеред­ной номер занят или не отвечает, переходите к набору следующего. “Прозвонив” весь список один раз, вы не возвращаетесь к тем но­мерам, которые были заняты, а переходите к выполнению другой работы. Гигиена умственного труда требует короткого отдыха после каждого часа работы. Поэтому примерно через час вновь возьмитесь за список и пройдитесь по нему сверху донизу. В результате еще несколько фамилий окажутся вычеркнутыми. Так, с интервалом в час-полтора вы устраиваете “телефонные” паузы в своей основной работе и, давая голове некоторую разгрузку, одновременно решаете исподволь нелегкую задачу дозвониться.

В ответ на свой звонок вы услышали с другого конца линии “Алло”. После этого рекомендуется всегда назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Наиболее приемлемым вариантом начала разговора можно считать следующий: “Это Васильев. Здравствуйте… (после ответа “Здравствуйте”) … попросите Сабитова”.

Если вы спешите, можно отказаться от приветствия, но тогда обязательно добавьте к своей просьбе слово “пожалуйста”: “Мне Сабитова, пожалуйста”.

Очень важно начать разговор без принуждения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.

По окончании деловой части разговора не пускайтесь с чувством облегчения в обсуждение политических или бытовых новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и соответствующее настроение. Сначала справьтесь, расположен ли вести подобный разговор ваш собеседник, может быть, у него как раз нет для этого ни времени, ни желания.

В заключение отметим, что главными требованиями к телефонному общению являются краткость и содержательность разговора. Общее правило таково: чем больше загружена линия, тем менее продолжительным должен быть телефонный разговор. Умение пользоваться телефоном в том и состоит, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности при минимальном ущербе другим трудовым процессам — ущербе себе и всем лицам, с которыми абонент взаимодействует.

[1] Телефон //Деловые связи. – 1992. — № 4.

[2] Можжевельников Б. В вашей фирме звонит телефон //Коммерческий вестник -. 1992. — № 2.

[3] Там же

7 причин, почему в современном мире звонить по телефону — это грубо

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте

«Звонок по телефону как вербальная коммуникация может вызывать напряжение у человека любого возраста — я, например, всеми силами их избегаю, предпочитаю общаться через переписку. В некоторых случаях это доставляет неудобство — например, когда ищешь работу, а работодатель оставляет для связи телефон. Честно признаюсь, иногда я пропускала какие-то предложения, потому что не могла заставить себя позвонить.»

Участник «клуба телефонофобов» портала The Question

Это не просто телефонофобия (боязнь звонков) одного человека, а, вероятно, уже и целого поколения. Дело в том, что в современном мире, где звонок становится всего лишь одной из нечасто используемых функций смартфона, звонить по телефону постепенно становится невежливым. Да, вы верно прочитали — невежливым.

И мы в AdMe.ru, опираясь на крик души журналиста The Verge Томаса Рикера и добавив к нему различные аргументы интернет-пользователей, объясним, откуда и почему возникла такая теория.

Предупреждение! Статья не касается срочных деловых звонков и звонков с шокирующими сообщениями вроде рождения собственного ребенка.

7. Звонок отнимает свободу выбора

Как сказал вице-президент одной крупной компании по онлайн-консультациям: «Для многих людей разговор по телефону — это особенно сложный вид общения. Нужно быстро все обдумывать и сразу реагировать на слова собеседника».

Это и является первой причиной негативного восприятия звонков нынешним поколением: собеседник лишается свободы выбора. В век, когда человеку можно написать и дать ему возможность все обдумать, лучше делать именно так, нежели требовать от него мгновенной реакции.

А вдруг человек вообще не хочет отвечать? Но экран телефона непременно отобразит пропущенный звонок — следовательно, игнорирование столь настойчивых мер связи будет просто-напросто грубостью. Переписка же решает и эту проблему, ведь она не принуждает отвечать сию секунду.

6. Ненадежность устных переговоров

Если некто что-то пообещал вам по телефону, вы никогда не сможете доказать факт самого обещания, если человек его не выполнит. И в этом случае предпочтительность переписки снова налицо: любые слова можно подтвердить, ведь они записаны.

5. Несрочные дела могут подождать

Предыдущие поколения привыкли обсуждать по телефону даже мельчайшие детали. Оно и понятно, ведь телеграммы, письма и почтовые голуби добирались до людей значительно дольше. Но нынешнее поколение считает, что отвлекать человека от жизни громогласным, не вовремя прозвучавшим звонком ради маленького вопроса — это грубо: можно же написать! Ведь скорость интернета все же отличается от скорости голубиной почты. Сообщение адресат получит мгновенно, а ответит тогда, когда у него будет время на подобные несрочные дела.

4. Текст — оружие интровертов

Если вы экстраверт, можете недовольно воскликнуть и энергично проскроллить страницу к следующему пункту. Интроверты же согласятся, что в тексте никто не может вас перекрикивать, перебивать или эмоционально манипулировать вами. В тексте все равны. К тому же посредством текста можно легко формулировать цельные мысли и подбирать подходящие фразы, не коря потом себя целый месяц за то, что вам не хва

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о